Privatlivspolitik

1. Dataansvarlig

Dataansvarlig for behandlingen er:

Online Erhverv ApS (Anpartsselskab (ApS))
CVR 43216163
Strandvejen 126, 2900 Hellerup, Danmark
E-mail: kontakt@udbudspilot.dk · Tlf. +45 93 94 12 06

Vi er ikke lovpligtigt forpligtet til at udpege en databeskyttelsesrådgiver (DPO) og har ikke gjort det. Henvendelser om persondata rettes til kontakt@udbudspilot.dk.

2. Hvilke personoplysninger vi behandler

• Kontooplysninger: navn, e-mailadresse og adgangskode (gemt krypteret/hashet), eller login via Google eller Microsoft.
• Virksomhedsprofil: firmanavn, CVR-nummer, CPV-koder, region og kapacitetsoplysninger, som du angiver for at få relevante udbud matchet.
• Udbudsmateriale og indhold: dokumenter du uploader, og de oplysninger vi udleder af dem (krav, vurderinger, udkast til svar).
• Betalingsoplysninger: abonnementsstatus samt kunde- og abonnements-id hos vores betalingspartner. Vi opbevarer ikke kortnumre.
• Notifikationsdata: e-mailadresse til alarmer og, hvis du aktiverer push, et anonymt push-endpoint fra din browser.
• Brugs- og tekniske data: logins, forbrug af analyser samt drifts- og fejllogs, der er nødvendige for at levere og sikre tjenesten.

Du skal angive konto- og profiloplysninger for at kunne bruge tjenesten; uden dem kan vi ikke oprette din konto eller matche udbud.

3. Formål og retsgrundlag

Vi behandler dine oplysninger til følgende formål og på følgende retsgrundlag:

• Levering af tjenesten (oprette konto, matche udbud, analysere materiale, fakturere) — opfyldelse af aftalen med dig, GDPR art. 6, stk. 1, litra b.
• Udbudsalarmer og produktbeskeder — opfyldelse af aftalen og vores legitime interesse i at levere tjenestens kernefunktion, art. 6, stk. 1, litra b og f.
• Sikkerhed, drift og fejlfinding — vores legitime interesse i en sikker og stabil tjeneste, art. 6, stk. 1, litra f.
• Bogføring og overholdelse af lovkrav — retlig forpligtelse, art. 6, stk. 1, litra c (bl.a. bogføringsloven).

4. Din rolle, vores rolle

For dine konto- og profiloplysninger er vi dataansvarlige. For det udbudsmateriale og de bud-data, du lægger ind, behandler vi oplysningerne på dine vegne som databehandler — du bestemmer formålet, og vi behandler kun efter din instruks. Til dette indgår vi en databehandleraftale (DPA) med dig som en del af abonnementet.

5. Underdatabehandlere

Vi bruger nøje udvalgte leverandører til at levere tjenesten. De aktuelle underdatabehandlere fremgår af vores sub-processor-register (bl.a. Supabase til database og storage, Vercel til hosting, Anthropic til AI-analyse, Stripe til betaling og Resend til e-mail). Med alle databehandlere er der indgået databehandleraftaler.

Når vi analyserer uploadet udbudsmateriale med kunstig intelligens, sendes relevante uddrag til vores AI-leverandør (Anthropic). Data, der sendes via Anthropics erhvervs-API, bruges ikke til at træne deres modeller og opbevares kun kortvarigt af driftsmæssige og sikkerhedsmæssige hensyn.

6. Overførsel til tredjelande

Vi tilstræber at hoste data i EU (vores database og hosting ligger i EU). Enkelte leverandører er etableret i USA, og oplysninger kan derfor blive overført til tredjelande. Sådanne overførsler sker på et gyldigt overførselsgrundlag — enten EU-Kommissionens tilstrækkelighedsafgørelse om EU-U.S. Data Privacy Framework (for certificerede modtagere) eller EU-Kommissionens standardkontrakts­bestemmelser (SCC) med fornødne supplerende foranstaltninger.

7. Opbevaring

Vi opbevarer dine oplysninger, så længe din konto er aktiv. Lukker du din konto, sletter eller anonymiserer vi dine person- og kundedata inden for 90 dage — bortset fra oplysninger, vi er retligt forpligtet til at gemme. Bogførings- og regnskabsmateriale (fx fakturaer) opbevares i 5 år fra udgangen af det pågældende regnskabsår, jf. bogføringsloven.

8. Sikkerhed

Vi har truffet passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger. Hver kundes data er isoleret pr. organisation med adgangskontrol på databaseniveau (row-level security), uploadede dokumenter ligger i privat, adgangsbegrænset storage, og forbindelser er krypterede. Dit udbudsmateriale er fortroligt og adskilt fra andre kunders data.

9. Automatiske afgørelser og profilering

Vi matcher og prioriterer udbud automatisk ud fra din profil, og AI kan udlede krav og udkast. Disse resultater er beslutningsstøtte — du træffer selv alle afgørelser. Der træffes ingen afgørelser, der har retsvirkning for dig eller på tilsvarende måde betydeligt påvirker dig, alene baseret på automatisk behandling, jf. GDPR art. 22.

10. Dine rettigheder

Du har efter GDPR ret til indsigt i, berigtigelse og sletning af dine oplysninger, til begrænsning af og indsigelse mod behandlingen samt til dataportabilitet. Du kan også trække et samtykke tilbage, hvor behandlingen er baseret på samtykke. Kontakt os på kontakt@udbudspilot.dk, så hjælper vi dig. Du har ret til at klage til Datatilsynet (datatilsynet.dk).

11. Cookies

Vi bruger kun cookies, der er teknisk nødvendige for at drive tjenesten (fx login-session). Se vores cookiepolitik for detaljer.

12. Ændringer

Vi kan opdatere denne politik. Den til enhver tid gældende version ligger på denne side med angivelse af ikrafttrædelsesdato. Væsentlige ændringer varsler vi, hvor det er relevant.